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Cancelar Cita

Aprende a cancelar citas ya agendadas de forma correcta, manteniendo el historial para auditoría y reportes.

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Cancelar vs Eliminar: ¿Cuál es la Diferencia?

Cancelar (Soft Delete)

Recomendado: La cita se marca como “Cancelled” pero permanece en el sistema para auditoría y reportes.

Eliminar (Hard Delete)

No disponible: El sistema NO permite eliminar citas. Siempre usa “Cancelar” para mantener el historial.
Importante: El sistema usa un patrón de “soft delete” (borrado lógico). Las citas canceladas permanecen en la base de datos con estado CANCELLED pero no se eliminan físicamente. Esto permite:
  • Auditoría completa de cambios
  • Reportes históricos precisos
  • Análisis de no-show y cancelaciones
  • Trazabilidad para cumplimiento normativo
Cancelar una cita libera inmediatamente el horario para que otros pacientes puedan agendarlo.

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Formas de Cancelar una Cita

1

Método 1: Desde el Calendario

La forma más rápida de cancelar una cita es directamente desde el calendario.
  1. Navega a Citas → Calendario en el menú lateral
  2. Haz click en la cita que deseas cancelar
  3. Se abrirá un modal con los detalles de la cita
  4. Haz click en el botón “Cancelar Cita” (icono ❌)
  5. Confirma la cancelación en el modal de confirmación
El calendario actualizará la vista inmediatamente, moviendo la cita a la sección de citas canceladas.
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Método 2: Desde Búsqueda de Paciente

Si no sabes cuándo es la cita, puedes buscar al paciente primero.
  1. Ve a Pacientes → Buscar Paciente en el menú lateral
  2. Busca por nombre o teléfono (ej: +34612345678)
  3. Una vez encontrado el paciente, verás la lista de sus citas
  4. Haz click en la cita que deseas cancelar
  5. Se abrirá el modal de detalles
  6. Haz click en “Cancelar Cita” y confirma
Este método es útil cuando el paciente llama para cancelar y no sabes la fecha exacta de su cita.
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Método 3: Desde Lista de Citas

Si necesitas ver todas las citas en formato lista (no calendario):
  1. Ve a Citas → Todas las Citas en el menú lateral
  2. Usa los filtros para encontrar la cita:
    • Por fecha
    • Por proveedor
    • Por estado (Pending, Confirmed)
    • Por paciente
  3. Haz click en la cita que deseas cancelar
  4. Se abrirá el modal de detalles
  5. Haz click en “Cancelar Cita” y confirma
La vista de lista es útil cuando buscas citas por criterios múltiples (ej: “todas las citas del Dr. Pérez en noviembre”).

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Proceso de Cancelación

1

Confirmar Antes de Cancelar

Cuando hagas click en “Cancelar Cita” (después de ver el modal de detalles), se abrirá un modal de confirmación.
Modal de confirmación de cancelación de cita
El modal muestra:
  • Nombre del paciente
  • Fecha y hora de la cita
  • Servicio agendado
  • Proveedor asignado
Campo opcional: Razón de cancelaciónAunque es opcional, es altamente recomendado ingresar una razón:
  • “Paciente canceló por enfermedad”
  • “Paciente no pudo asistir por trabajo”
  • “Cancelación administrativa”
  • “Cierre inesperado de la clínica”
Registrar la razón ayuda a entender patrones de cancelación y mejorar la gestión de citas.
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Clic en Confirmar Cancelación

Una vez que hayas revisado los datos y (opcionalmente) ingresado la razón:
  1. Haz click en “Confirmar Cancelación”
  2. El sistema validará que tienes permisos para cancelar
  3. Recibirás una notificación verde confirmando la cancelación
Esta acción es irreversible. No puedes “descancelar” una cita. Si te equivocas, deberás crear una nueva cita desde cero.
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Notificación Automática al Paciente

Si tienes WhatsApp configurado y activo, el sistema automáticamente:
  1. Envía un mensaje al paciente notificándole la cancelación
  2. El mensaje incluye:
    • Fecha y hora de la cita cancelada
    • Nombre del servicio
    • Mensaje de disculpa (si aplica)
    • Opción de re-agendar
Ejemplo de mensaje:
“Hola María, lamentamos informarte que tu cita del 15/01/2026 a las 10:00 para Corte de pelo ha sido cancelada. Si deseas re-agendar, responde a este mensaje y te ayudaremos. Gracias.”
Si WhatsApp no está activo, deberás contactar al paciente manualmente (por teléfono o email).

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Qué Sucede al Cancelar una Cita

Estado de la Cita

El estado cambia automáticamente de PENDING o CONFIRMED a CANCELLED. La cita permanece en la base de datos pero marcada como cancelada.

Horario Liberado

El horario se libera inmediatamente y queda disponible para que otros pacientes puedan agendarlo (manualmente o vía WhatsApp).

Historial Preservado

La cita permanece en el historial del paciente y en la auditoría del sistema para análisis y reportes.

Notificación Enviada

Si WhatsApp está activo, se envía automáticamente un mensaje al paciente notificándole la cancelación.

Audit Log Registrado

El sistema registra automáticamente la cancelación en audit_logs con:
  • Usuario que canceló
  • Fecha/hora de cancelación
  • IP del usuario
  • Razón de cancelación (si se ingresó)

WebSocket Broadcast

Se emite un evento en tiempo real a todos los usuarios conectados para actualizar calendarios y vistas automáticamente.
¿Qué NO sucede al cancelar?
  • ❌ La cita NO se elimina de la base de datos
  • ❌ NO afecta el límite de tu plan de suscripción (citas canceladas no cuentan en el límite)
  • ❌ NO se puede recuperar (debes crear una nueva cita si te equivocaste)

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Cancelaciones Múltiples

Esta funcionalidad puede estar o no disponible dependiendo de tu versión del sistema.
En algunos casos, necesitarás cancelar varias citas a la vez:
Si tu clínica debe cerrar inesperadamente (ej: emergencia, corte de luz, enfermedad del personal):Opción 1: Cancelar Cita por Cita
  • Busca cada cita del día en el calendario
  • Cancela una por una siguiendo el proceso normal
  • Ventaja: Puedes personalizar el mensaje para cada paciente
Opción 2: Crear un Cierre Programado (Recomendado)
  1. Ve a Configuración → Cierres
  2. Crea un cierre para el día/horario específico
  3. El sistema automáticamente marca como no disponibles todos los slots afectados
  4. Puedes optar por:
    • Cancelar automáticamente las citas afectadas
    • Enviar notificación masiva a pacientes
Aprende más sobre Cierres Programados
Si un proveedor se enferma o no puede trabajar ese día:Método 1: Usar Filtro de Proveedor
  1. Ve a Citas → Todas las Citas
  2. Filtra por proveedor específico
  3. Filtra por fecha (ej: hoy o mañana)
  4. Cancela cada cita manualmente
Método 2: Crear Cierre para el Proveedor
  1. Ve a Configuración → Cierres
  2. Crea un cierre específico del proveedor para el día/horario
  3. El sistema bloqueará los slots de ese proveedor
  4. Opcionalmente cancela las citas existentes
Los cierres de proveedor NO afectan a otros proveedores. Solo bloquean los slots del proveedor específico.
Si olvidaste configurar un día festivo con anticipación:Solución Recomendada:
  1. Ve a Configuración → Cierres
  2. Crea un cierre para el día festivo
  3. Marca la opción “Cancelar citas existentes”
  4. El sistema:
    • Cancelará automáticamente todas las citas del día
    • Enviará notificaciones a todos los pacientes afectados
    • Registrará la razón de cancelación (“Día festivo”)
Configura los días festivos con anticipación (al menos 2 semanas) para evitar cancelaciones de último momento.

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Casos Especiales

Sí, técnicamente puedes cancelar citas pasadas, pero no es recomendado.Mejor práctica:
  • Si la cita ya ocurrió: Marca como “Completed” (Completada)
  • Si el paciente no asistió: Marca como “No Show” (No presentado)
  • Solo cancela citas pasadas si fue una cancelación administrativa (ej: error de agenda)
Razón: Marcar correctamente el estado permite análisis precisos de:
  • Tasa de no-show
  • Tasa de cancelaciones vs citas completadas
  • Reportes de facturación
Para cambiar el estado de una cita pasada, usa Modificar Cita → Cambiar Estado.
No, las citas canceladas no se pueden recuperar.Si cancelaste por error:
  1. Crea una nueva cita desde cero
  2. Usa los mismos datos (paciente, servicio, fecha/hora)
  3. El sistema creará una nueva cita con un nuevo ID
Diferencias:
  • ❌ El historial no se une (serán dos citas separadas)
  • ❌ El ID de la cita será diferente
  • ✅ Pero el horario y datos serán los mismos
El sistema NO permite “descancelar” para mantener la integridad del audit trail (historial de auditoría).
Depende de si tienes WhatsApp activo:Si WhatsApp está activo ✅:
  • El sistema envía automáticamente un mensaje al paciente
  • El mensaje incluye fecha/hora cancelada y servicio
  • El paciente puede responder para re-agendar
Si WhatsApp NO está activo ❌:
  • Debes contactar al paciente manualmente:
    • Por teléfono (llamada)
    • Por email (si tienes su email)
    • Por SMS (si usas otro servicio)
Verifica el estado de envío del mensaje WhatsApp en Logs → Mensajes WhatsApp (si tienes acceso).
No, las citas canceladas NO cuentan en el límite de tu plan.Cómo funciona el conteo:
  • ✅ Citas Completadas: Cuentan en el límite
  • ✅ Citas Confirmadas: Cuentan en el límite
  • ✅ Citas Pending: Cuentan en el límite
  • ❌ Citas Canceladas: NO cuentan en el límite
  • ❌ Citas No-Show: NO cuentan en el límite (configurable)
Ejemplo:
  • Plan STARTER: 50 citas/mes
  • Citas creadas: 60
  • Citas canceladas: 15
  • Citas facturables: 60 - 15 = 45 ✅ (Dentro del límite)
Puedes verificar tu consumo actual en Suscripción → Uso del Plan.
Sí, si configuras recordatorios y reglas de auto-cancelación:Flujo de Auto-Cancelación:
  1. T-24h: Sistema envía recordatorio WhatsApp al paciente
  2. T-12h: Si el paciente NO responde, se envía segundo recordatorio
  3. T-2h: Si el paciente NO confirma, el sistema automáticamente cancela la cita
  4. Se envía notificación al paciente: “Tu cita fue cancelada por falta de confirmación”
Configuración:
  • Ve a Configuración → Recordatorios → Auto-Cancelación
  • Activa “Cancelar citas no confirmadas”
  • Define el tiempo límite (ej: 2 horas antes)
Esta funcionalidad puede estar o no disponible dependiendo de tu plan de suscripción.

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Mejores Prácticas

Contacta al paciente antes de cancelar: Siempre que sea posible, llama o envía mensaje al paciente ANTES de cancelar su cita. Esto mejora la experiencia del cliente y reduce conflictos.
No elimines citas, cancélalas: Nunca intentes eliminar citas de la base de datos directamente. Siempre usa el botón “Cancelar Cita” para mantener el historial de auditoría.
Registra siempre la razón: Aunque es opcional, ingresar la razón de cancelación ayuda a:
  • Identificar patrones (ej: muchos pacientes cancelan por trabajo)
  • Mejorar procesos (ej: ofrecer horarios más flexibles)
  • Generar reportes precisos
Reagendar vs Cancelar + Crear: Si un paciente quiere cambiar de fecha:
  • Usa “Modificar Cita” (más rápido, mantiene historial)
  • NO canceles y crees una nueva (pierde el historial de cambios)
Ver Modificar Cita
Configura cierres con anticipación: Si sabes que vas a cerrar por vacaciones, festivos o días de descanso, configúralos con al menos 2 semanas de anticipación en Configuración → Cierres. Esto evita que pacientes agenden en días cerrados.

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Próximos Pasos

Ahora que sabes cómo cancelar citas correctamente, explora estas funcionalidades relacionadas:

Crear Cita

Aprende a agendar nuevas citas manualmente

Modificar Cita

Paso a paso para cambiar fecha, hora o servicio de una cita

Ver Calendario

Navega el calendario y filtra citas por proveedor, estado, etc.

Cierres Programados

Configura días festivos, vacaciones y cierres temporales

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Troubleshooting

Posibles causas:
  1. No tienes permisos suficientes
    • Solo usuarios con rol Staff, Clinic Admin o System Admin pueden cancelar citas
    • Solución: Contacta a un administrador de la clínica
  2. La cita ya está cancelada
    • Verifica el estado de la cita en el modal de detalles
    • Si ya está en estado CANCELLED, no puedes cancelarla de nuevo
  3. La cita ya está completada
    • Las citas completadas tienen un flujo diferente
    • Solución: Si necesitas corregir, contacta al administrador del sistema
  4. Problema de conexión
    • Verifica tu conexión a internet
    • Refresca la página e intenta de nuevo
Si el error persiste, contacta a soporte técnico con el ID de la cita.
Solución:
  1. Refresca el calendario
    • Haz click en el botón “Refrescar” (🔄) en la esquina superior derecha
    • O presiona F5 para recargar la página completa
  2. Verifica los filtros
    • Puede que el filtro esté mostrando “Todas las citas” (incluidas las canceladas)
    • Cambia el filtro de estado a “Active” o “Pending/Confirmed” para ocultar las canceladas
  3. Limpia la caché del navegador
    • Si persiste, limpia la caché de tu navegador (Ctrl + Shift + Delete)
Las citas canceladas permanecen en la base de datos (soft delete) pero NO deberían aparecer en la vista por defecto del calendario.
Posibles causas:
  1. WhatsApp no está activo
    • Verifica en Configuración → WhatsApp si está activado
    • Si no está activo, deberás contactar al paciente manualmente
  2. Número incorrecto en formato E.164
    • Verifica que el número del paciente tenga formato +[código país][número]
    • Ejemplo correcto: +34612345678
  3. Límite de mensajes Twilio
    • Si enviaste muchos mensajes en poco tiempo, Twilio puede limitar
    • Espera 1 hora y verifica en Logs → Mensajes WhatsApp
  4. Período de gracia expirado
    • Twilio requiere que el paciente haya iniciado conversación en las últimas 24 horas
    • Solución: Contacta al paciente por otro medio (llamada, SMS)
Puedes verificar el estado de envío del mensaje en Logs → Mensajes WhatsApp (si tienes acceso).
No, pero puedes crear una nueva cita con los mismos datos:Pasos:
  1. Ve a Citas → Nueva Cita
  2. Ingresa los mismos datos que tenía la cita cancelada:
    • Paciente (mismo nombre y teléfono)
    • Servicio (mismo servicio)
    • Fecha y hora (misma fecha/hora, si sigue disponible)
    • Proveedor (mismo proveedor)
  3. Crea la cita normalmente
Limitaciones:
  • ❌ El ID de la cita será diferente
  • ❌ El historial de la cita anterior no se transferirá
  • ✅ Pero funcionará como una cita nueva normal
Ten cuidado al cancelar citas. Revisa bien antes de confirmar la cancelación para evitar errores.