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Agendar Nueva Cita Manualmente

Esta guía te muestra cómo crear una cita manualmente desde el panel de administración. Úsala cuando los pacientes llamen por teléfono, vengan en persona, o cuando necesites agendar con anticipación.

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¿Cuándo Usar Creación Manual?

Creación Manual

Úsala cuando:
  • Paciente llama por teléfono
  • Paciente viene en persona
  • Necesitas agendar con anticipación
  • El paciente no usa WhatsApp

WhatsApp Automático

Úsalo cuando:
  • Paciente prefiere WhatsApp
  • Fuera de horario laboral (24/7)
  • No tienes tiempo para agendar
  • Paciente quiere autoservicio
El bot de WhatsApp puede agendar citas automáticamente 24/7 sin intervención humana. Más info en Conversaciones WhatsApp.

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Paso a Paso

Formulario de nueva cita vacío
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Abrir el Formulario de Nueva Cita

Hay dos formas de abrir el formulario:Opción 1: Desde el Calendario
  1. Navega a Citas en el menú lateral
  2. Click en el botón “Nueva Cita” o ”+” en la esquina superior derecha
  3. Se abrirá el formulario modal
Botón de nueva cita en el calendario
Opción 2: Desde el Menú Principal
  1. Click en Citas > Nueva Cita en el menú lateral
  2. Se abrirá directamente el formulario
Si haces click en un día/hora específica del calendario, esa fecha/hora se pre-selecciona automáticamente en el formulario.
2

Seleccionar el Servicio

El primer paso es elegir qué servicio prestará la clínica al paciente.
  1. Click en el dropdown “Servicio”
  2. Selecciona el servicio de la lista (ej: “Corte de pelo”, “Consulta médica”, “Tinte”)
  3. La duración se calcula automáticamente según la configuración del servicio
Selección de servicio en el dropdown
Si no ves el servicio que necesitas, créalo primero en Catálogo > Servicios.Ver cómo crear servicios
Ejemplo: Si seleccionas “Corte de pelo” (30 min), el sistema automáticamente reservará 30 minutos en el calendario.
3

Seleccionar el Proveedor (Opcional)

Elige quién atenderá al paciente. Este paso es opcional.Si seleccionas un proveedor específico:
  • Solo verás slots disponibles de ese proveedor
  • La cita se asigna directamente a ese profesional
Si NO seleccionas proveedor:
  • El sistema muestra slots de TODOS los proveedores disponibles
  • El sistema asigna automáticamente según disponibilidad
  • Útil cuando cualquier profesional puede prestar el servicio
Selección de proveedor
La asignación automática busca el primer proveedor disponible que pueda prestar el servicio en el horario solicitado.
Si tienes proveedores especializados (ej: “Doctora Pérez” solo hace cirugías), es mejor seleccionarlo manualmente para evitar asignaciones incorrectas.
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Seleccionar Fecha y Hora

Ahora elige cuándo se realizará la cita.

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Seleccionar la Fecha

  1. Click en el campo “Fecha”
  2. Se abre un calendario
  3. Click en el día deseado
  4. El calendario se cierra automáticamente
Calendario para seleccionar fecha con indicadores de disponibilidad

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Seleccionar la Hora

  1. Después de seleccionar la fecha, verás una lista de slots disponibles
  2. Los slots mostrados:
    • Están dentro del horario de trabajo de la clínica
    • No tienen conflictos con otras citas
    • No están en cierres programados (vacaciones, festivos)
    • Son del proveedor seleccionado (o de todos si no seleccionaste ninguno)
  3. Click en el slot deseado (ej: “15:00”)
Lista de horarios disponibles con filtros por mañana/tarde
Solo se muestran horarios libres. Si no ves ningún slot:
  • Verifica que la clínica esté abierta ese día
  • Verifica que no haya cierres programados
  • Prueba con otra fecha u otro proveedor
Ver por qué no hay slots disponibles
Validaciones automáticas que el sistema realiza:
  • ✅ Horario dentro de work_hours de la clínica
  • ✅ No hay solapamiento con otras citas
  • ✅ No hay cierres programados (closures)
  • ✅ No hay conflictos con calendarios externos (Google Calendar, Outlook)
Los slots están alineados con el horario de apertura de la clínica. Ej: Si la clínica abre a las 16:00, verás slots a las 16:00, 16:30, 17:00 (NO 16:35, 17:05).
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Ingresar Datos del Paciente

Ahora ingresa la información del paciente.

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Nombre Completo

  1. Ingresa el nombre completo del paciente (ej: “María García López”)
  2. El sistema buscará automáticamente si el paciente ya existe
Autocompletado inteligente: Si el paciente ya está en el sistema, sus datos (teléfono, email) se completarán automáticamente al escribir su nombre.

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Teléfono

  1. Ingresa el teléfono en formato internacional (ej: +34612345678)
  2. Formato: +[código país][número]
    • España: +34612345678
    • México: +525512345678
    • Argentina: +5491123456789
Formato E.164 requerido: El sistema solo acepta teléfonos en formato internacional con + al inicio. Si ingresas un número sin +, recibirás un error de validación.
Si el paciente ya existe en el sistema y está asociado a múltiples clínicas, su nombre se actualizará automáticamente al más reciente que ingreses.Ver cómo funciona multi-clínica

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Email (Opcional)

  1. Ingresa el email del paciente (ej: [email protected])
  2. Este campo es opcional, pero recomendado para notificaciones
¿Paciente nuevo vs existente?
  • Si el teléfono ya existe → se reutilizan los datos existentes
  • Si es nuevo → se crea un registro de paciente automáticamente
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Confirmar y Crear la Cita

Último paso: revisa y confirma.
  1. Verifica que todos los datos sean correctos:
    • ✅ Servicio correcto
    • ✅ Fecha y hora correctas
    • ✅ Proveedor correcto (si seleccionaste uno)
    • ✅ Datos del paciente correctos
  2. Click en el botón “Agendar Cita” o “Crear Cita”
  3. Espera el mensaje de confirmación
Pantalla de confirmación antes de crear la cita
El sistema valida automáticamente que:
  • No hayas alcanzado el límite de tu plan de suscripción
  • El horario siga disponible (por si alguien más agendó mientras completabas el formulario)
  • Todos los campos requeridos estén completos

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Notificación WhatsApp (Automática)

Si el paciente tiene un número de teléfono válido y WhatsApp está activado:
  • Se envía automáticamente un mensaje de confirmación por WhatsApp
  • El mensaje incluye: fecha, hora, servicio, y datos de la clínica
  • El paciente puede responder al bot para modificar o cancelar
Si WhatsApp no está activado en tu clínica, deberás confirmar la cita manualmente (por llamada o mensaje).

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Resultado Final

Después de crear la cita exitosamente:
  • La cita aparece en el calendario en la fecha/hora seleccionada
  • El color depende del estado:
    • 🟠 Naranja: Pending (recién creada)
    • 🟢 Verde: Confirmed (paciente confirmó)
Próximos pasos comunes:
  1. El paciente confirma → Cambias estado a “Confirmed”
  2. Llega el día de la cita → Sistema marca automáticamente como “Completed” después de la hora de fin
  3. Paciente cancela → Usas Cancelar Cita

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Troubleshooting

Posibles causas:
  1. La clínica está cerrada ese día
    • Verifica en Configuración > Horarios de Trabajo
    • Si es sábado/domingo, verifica si hay work_hours configurados para esos días
  2. Hay un cierre programado
    • Verifica en Configuración > Cierres
    • Puede haber vacaciones, festivos, o días de descanso programados
  3. Todos los slots están ocupados
    • Prueba con otra fecha
    • Prueba con otro proveedor (si seleccionaste uno específico)
  4. El proveedor seleccionado no trabaja ese día
    • Verifica en Proveedores > Horarios del Proveedor
    • Prueba con “Sin proveedor específico” (asignación automática)
  5. Bug de alineación de slots (resuelto 2025-11-19)
    • Si estás consultando antes del horario de apertura, asegúrate de tener la versión más reciente del sistema
Usa el endpoint GET /v1/operational-status para verificar rápidamente si la clínica está abierta y por qué.
Errores comunes:
  1. “Límite de plan alcanzado”
    • Has alcanzado el límite de citas de tu plan de suscripción
    • Solución: Haz upgrade a un plan superior en Suscripción > Cambiar Plan
    • Alternativa: Activa overage (cargos por cita extra) si tu plan lo soporta
  2. “El horario solicitado no está disponible”
    • Alguien más agendó mientras completabas el formulario
    • Solución: Refresca la página y selecciona otro slot
  3. “Recurso no disponible en ese horario”
    • El servicio requiere un recurso específico (ej: sala de operaciones) que está ocupado
    • Solución: Selecciona otro horario o verifica disponibilidad del recurso
  4. “Paciente ya tiene una cita en ese horario”
    • El sistema previene dobles reservas para el mismo paciente
    • Solución: Verifica las citas existentes del paciente en Pacientes > Buscar
Si el error persiste, contacta a soporte técnico. Incluye:
  • Mensaje de error exacto
  • Fecha/hora que intentaste agendar
  • Servicio y proveedor seleccionados
Error: “Invalid phone format”El sistema requiere formato E.164: +[código país][número]Ejemplos correctos:
  • ✅ España: +34612345678
  • ✅ México: +525512345678
  • ✅ Argentina: +5491123456789
  • ✅ Colombia: +573001234567
Ejemplos incorrectos:
  • ❌ 612345678 (falta código país)
  • ❌ 34612345678 (falta el +)
  • ❌ +34 612 34 56 78 (tiene espacios)
  • ❌ +34-612-345-678 (tiene guiones)
Solución:
  1. Elimina espacios, guiones, paréntesis
  2. Agrega + al inicio
  3. Agrega código de país (España = 34)
Si no sabes el código de país, búscalo en códigos de país.
Posibles causas:
  1. WhatsApp no está activado en tu clínica
    • Verifica en Configuración > WhatsApp
    • Si está desactivado, actívalo siguiendo Activar WhatsApp
  2. El número no tiene WhatsApp
    • Verifica que el número tenga WhatsApp activo
    • Prueba enviando un mensaje de prueba desde tu teléfono
  3. El número está en formato incorrecto
    • Verifica que usaste formato E.164 (+34612345678)
  4. Límite de mensajes excedido (Twilio)
    • Si enviaste muchos mensajes en poco tiempo, Twilio puede limitar temporalmente
    • Espera 1 hora y prueba de nuevo
  5. Período de gracia expirado
    • Twilio requiere que el paciente haya iniciado conversación en las últimas 24 horas
    • Solución: Pide al paciente que te envíe un mensaje primero (“Hola”)
Puedes verificar el estado de envío en Logs > WhatsApp Messages (si tienes acceso).
¿Hiciste doble-click en “Agendar Cita”?El sistema usa idempotency_key para prevenir duplicados, pero:
  • Si hiciste click muy rápido, pueden crearse 2 citas
  • Solución: Cancela la cita duplicada en Citas > Todas las Citas
Evita hacer doble-click en el botón “Agendar Cita”. Haz click una sola vez y espera el mensaje de confirmación.

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Próximos Pasos

Ahora que sabes cómo agendar citas manualmente, explora estas funcionalidades:

Modificar Cita

Aprende a cambiar fecha, hora o servicio de una cita existente

Cancelar Cita

Paso a paso para cancelar una cita y liberar el horario

Ver Calendario

Navega el calendario y filtra citas por proveedor, estado, etc.

Buscar por Paciente

Encuentra todas las citas de un paciente específico

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Mejores Prácticas

Confirma siempre por teléfono: Aunque el sistema envía notificación WhatsApp, es buena práctica llamar al paciente 24h antes para confirmar. Esto reduce el no-show (pacientes que no llegan).
No elimines citas: En lugar de eliminar, usa “Cancelar Cita”. Esto mantiene el historial para auditoría, reportes, y análisis de no-show.
Horarios de alta demanda: Si tienes horarios muy solicitados (ej: viernes tarde), considera aumentar el slot_step_min para tener más slots disponibles. Configúralo en Servicios > Duración y Buffers.
Reagendar vs Cancelar + Crear: Si un paciente quiere cambiar de fecha:
  • Usa Modificar Cita (más rápido, mantiene historial)
  • NO canceles y crees una nueva (pierde el historial de cambios)